¿Alguna vez has tenido uno de esos días en los que comienzas con grandes planes pero simplemente no consigues avanzar? Quizá tu agenda esté saturada de juntas, tu computadora no funcione, tu celular se haya quedado sin pila o alguien haya derramado café en tu blusa antes de entrar a una reunión… o tal vez sencillamente no te sientas «al cien».
No te preocupes: tu día no tiene por qué ser un completo desastre. De hecho, puedes recuperarte y salvar las horas que quedan; sólo necesitarás re-enfocarte. Te compartimos cinco formas de rescatar la productividad en días que parecen no tener solución:
1. Mantén las tareas rápidas cerca
Cuando se abra tiempo en tu horario, por ejemplo, porque tu cita no llegó, aprovecha para realizar otras tareas. Yo siempre cargo mi tablet, algunas tarjetas y sobres. Así, cuando tenga tiempo «perdido» puedo hacer cosas como escribir correos, tarjetas de felicitación o notas a clientes, socios o empleados. Tener este tipo de elementos a la mano me permite mantenerme productivo.
2. Evita problemas tecnológicos con la práctica
¿Alguna vez has pasado los primeros 20 minutos de una videoconferencia tratando de entender cómo funciona esa tecnología? Cuando pienso cuántas horas acumuladas he usado en este tipo de actividades, me siento abrumado. Si tienes una reunión o presentación en la que usarás una tecnología nueva para ti, agenda tiempo para practicar. Aparta la sala de conferencias, instala el equipo y haz todo el procedimiento antes de iniciar la junta. Practica cosas como usar el micrófono y revisar cómo se ve tu presentación en la pantalla.
Por favor: no practiques con clientes importantes. Envíales una agenda con las instrucciones y los materiales audiovisuales que necesitarán. Si estás familiarizado con el equipo, también manejarás mejor cualquier situación inesperada.
3. Reaviva tu confianza
A veces nos sumergimos tanto en lo que ocurre en el momento que olvidamos respirar profundamente. Cuando situaciones inesperadas ocurren, estresarse es una reacción natural. Sin embargo, recordar respirar profundamente puede calmar el momento y permitirte enfocarte en hacia dónde quieres llevar tu día. Tomar respiros profundos mejora tu concentración e incrementa tu energía (y si te tomas unos instantes para meditar… ¡mucho mejor! Las personas relajadas también tienen mayor confianza en sí mismas, algo indispensable cuando las cosas se salen de control.
4. Anticipa emergencias
Repite lo que funciona y elimina lo que no. Esto reduce en gran medida las posibilidades de que tengas otro día lleno de situaciones fuera de control. Por ejemplo, ten un cambio extra de ropa en tu auto u oficina para que, si se te derramas café, esto no sea un desastre sin arreglo. Compra cargadores de celular para tu casa, oficina y bolso para mantenerte con batería dondequiera que estés.
5. Usa las cancelaciones como tiempo para pensar
¿Qué es lo primero que haces cuando alguien te cancela una junta? Probablemente revisar tu mail o comprar un café. La mayoría de las personas regresan a hacer lo que estaban haciendo antes. En lugar de revisar tus cientos de mails, tómate un tiempo libre para despejarte y pensar en proyectos a largo plazo. ¿Cuándo fue la última vez que tuviste tiempo ininterrumpido para pensar? Éste es el momento ideal para hacer movimientos significativos.
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