Aplica estos trucos para manejar mejor tu bandeja de entrada. Te evitará perder minutos valiosos.
Todos los correos electrónicos que están en tu bandeja de entrada implican una decisión (leerlos, borrarlos, etc), dice Alex Moore, director de Baydin, una empresa de software de productividad.
“Conforme más rápido los manejes, más efectivo serás”, dice Moore. “Los emails reflejan cuánto tenemos que hacer y una bandeja de entrada saturada con cientos de mails resulta contra productivo. Muchas personas usan su inbox como una lista de pendientes, pero no es una buena estrategia para monitorear cosas. Más bien, cada mail debe considerarse como una decisión a tomar; debe ser leído, eliminado o guardado”.
Recientemente, Baydin lanzó el servicio ReviveYourInbox.com, un programa gratuito de tres semanas que ofrece métodos para ‘domar’ las bandejas de entrada. A la fecha, cerca de 20,000 personas lo han probado. “Las personas que lo terminan nos dicen cuánto cambió su vida”, afirma Moore.
El experto comparte cinco sencillas técnicas que los emprendedores pueden usar para reducir el número de emails que reciben y cómo manejarlos mejor:
1. Deshabilita las notificaciones
El primer paso para controlar tu inbox es deshabilitar todas las notificaciones que interrumpen tu día. Revisar tu mail puede parecer inofensivo, pero Moore dice que un caso de estudio realizado por la Universidad Loughborough encontró que toma un promedio de 64 segundos en recuperarse completamente de ser interrumpido por un email.
A menos de que tu trabajo requiera respuestas al minuto, Moore dice que debes revisar tu correo dos o tres veces al día y por un tiempo limitado.
2. Elimina tus suscripciones a mails basura
Puede parecer fácil eliminar los emails basura en cuanto llegan, pero de acuerdo con Moore, borrar un newsletter cada día consume cerca de 30 minutos al año. Y cuando los emails importantes se mezclan con los que no lo son, es fácil perder el monitoreo de los que requieren atención.
3. Aprende a buscar mails
Los correos importantes parecen esconderse cuando los estás buscando. En lugar de usar folders, Moore sugiere aprender los términos de búsqueda que ofrecen los proveedores de correo. Su programa ofrece una lista de las palabras clave básicas, que incluyen “adjuntos”, que buscan mails con archivos; “antes”, que busca mensajes previos a una fecha; y por el nombre del archivo.
4. Adopta una mentalidad de archivo
Para manejar mejor tu bandeja de entrada, archiva mensajes que no requieren urgencia en otro folder. Con este sistema, sólo dos tipos de correos se quedan en tu inbox: mensajes que aún no has leído y mensajes que requieren atención pronta. Todo lo demás se va a otra carpeta. Cuando los necesites, los podrás encontrar fácilmente.
5. Limpia los mensajes antiguos
Una vez que tienes un sistema para manejar tus mails nuevos, es momento de que limpies los correos que estaban en tu bandeja de entrada antes de aplicar tu estrategia. Todo lo que tenga más de 30 días podría ser archivado sin que lo revises. Si descubres que lo necesitas, busca en el folder archivado.
Maneja el resto de los emails en los próximos días. Repasa cada uno y responde, archívalo o elimínalo. Si tienes cientos de mails, divídelos en categorías. “Los emails deben apoyar tu negocio”, dice Moore, “no afectarlo”.
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