La imagen de montones de documentos desordenados por la mesa queda atrás. Las nuevas tecnologías se implantan en nuestra vida cada vez con más fuerza y ofrecen herramientas que facilitan el trabajo. Gracias a ellas, muchas oficinas han limpiado sus escritorios de papeles y han puesto todo su trabajo en las manos del ordenador. Estas son las 5 ventajas que, según la revistaForbes EEUU, tendrás si eliminas el papel de la oficina.
Lo primero que te puedes evitar si eliminas los papeles de la oficina son los paseos hasta donde se almacenan las carpetas de archivos. Todo estarás en el ordenador de cada uno de los miembros del equipo y podrá ser consultado siempre que se necesite. Esto es posible gracias a Google Docs, un servicio gratuito de Gmail. Con esta herramienta podrás ver documentos de forma simultánea con otros compañeros, modificarlos e incluso mantener conversaciones con tu equipo. Guarda los documentos de forma continuada por lo que no perderás ningún contenido. Otra opción para almacenar y compartir documentos es Basecamp.
Imprimir conlleva una serie de gasto de tinta y papel que resultan innecesarios. Ahora el correo electrónico evita hacer este tipo de gestiones y llega directamente a su destinatario de forma inmediata. Si lo que quieres es mover y almacenar archivos de gran tamaño, opta por utilizar Dropbox o YouSendIt para enviar documentos adjuntos a los interesados.
Hoy en día, muchos bancos ofrecen la posibilidad de que sus clientes supervisen sus cuentas bancarias. Cada sucursal tiene unaaplicación propia que facilita la emisión de pagos agilizando los tiempos de cobro. Y todo por medio de un Smartphone. En este caso, los recibos también pueden ser enviados por email y evitar de esta forma imprimirlos.
Andar con la agenda a todos lados y hacer que todo el equipo esté al tanto del horario de la reunión no es tan difícil como parece. Herramientas como Doodle, SurveyMonkey y whenisgood.net permiten programar reuniones de forma gratuita teniendo en cuenta el tiempo del que disponen los empleados. Una vez reunidos todos, evita imprimir los papeles para repartir. Con TeamViewer podrás mostrar a través de un portátil tu presentación y hacérsela llegar más tarde a todo tu equipo sin necesidad de que ningún documento se pierda u olvide.
Si hay una ventaja que nos ofrece la red es la inmediatez para compartir documentos y recibir cualquier información. En una empresa, es fundamental que la comunicación sea efectiva y rápida. Un segundo puede cambiar el curso de todo un proyecto. Una solución accesible es la aplicación TurboScan. Permite que la cámara incorporada en el dispositivo móvil actúe de escáner y convierta las imágenes en archivos PDF para facilitar su envío por correo electrónico. De esta forma, toda empresa estará al tanto de todo lo que ocurra a lo largo del día.
Fuente:
5 pasos para decir adiós a los papeles de la oficina
