Ahora, los comerciantes pueden dar cuenta de las actividades económicas de su empresa de manera electrónica.
Dadas las ventajas que representa el uso de las TIC, el manejo de los libros de comercio electrónico ya es una realidad para los comerciantes.
Luego de que el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, modificará el artículo 56 del Código de Comercio, y se destacará en la reglamentación la necesidad de usar de las tecnologías de la información y la comunicación, los empresarios ya no tendrán que inscribir sus libros mercantiles ante las Cámaras de Comercio.
En este sentido, el comerciante debe garantizar en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información de su empresa.
Así mismo, la conservación, de acuerdo a las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad.
¿Qué se entiende por libros de comercio en medios electrónicos?
Son todos aquellos documentos en forma de mensajes de datos o archivos electrónicos, a través de los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles.
¿Quiénes deben registrar sus libros en el registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio?
Este proceso lo deben adelantar solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; por tanto, los comerciantes no están obligados a inscribir los libros de contabilidad en el registro mercantil.
De otra parte, de acuerdo a lo previsto por el Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012, quedó reglamentado el uso de la firma electrónica, tal como está consagrado en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, reconociéndose la importancia de facilitarle a los comerciantes el uso de las distintas alternativas de firmas electrónicas disponibles.
¿Cómo se debe inscribir?
La inscripción de los libros de comercio en medios electrónicos se deberá realizar en la Cámara de Comercio, correspondiente al domicilio de cada comerciante, a través de los servicios registrales virtuales, plataformas electrónicas o sistemas de información autorizados.
Requisitos que deben cumplir los comerciantes para su inscripción:
1. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el archivo electrónico enviado para registro en los términos de la Ley 527 de 1999.
2. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica por parte de la Cámara de Comercio correspondiente. La cámara de comercio le devuelve el archivo electrónico a la dirección electrónica que esté registrada. Para ello, usted deberá firmar y dejar constancia electrónica de la fecha y la hora en la que envió o remitió el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
3. Constancia electrónica expedida por la cámara de comercio correspondiente, de la siguiente información:
– Cámara de comercio receptora.
– Fecha de presentación del libro para registro.
– Fecha de inscripción.
– Número de Inscripción.
– Identificación del comerciante o persona obligada a registrar.
– Nombre del libro y uso al que se destina.
4. Por último, al registrar un libro electrónico las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior, usted deberá presentar el libro o un certificado de su revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de su contador público.
Para el cumplimiento de la nueva reglamentación, será la Superintendencia de Industria y Comercio la entidad encargada de fijar las aplicaciones de los nuevos registros, las condiciones de prestación del servicio y la verificación de los requisitos de ley para su inscripción.
